自从人类发明了计算机，它便以前所未有的、其它学科所无法比拟的速度向前发展，到了二十一世纪的今天，它已经渗透甚至垄断了社会生活的各个领域，在社会生产和人民生活中显示出越来越重要的作用。而作为其衍生物的网络则是另一个世界，它是不同于现实的一个虚拟的空间。网络的出现彻底改变了人们传统的思维和作业方式。电子档案同样也是应运而生的一个新事物。它的出现同样也会对传统的档案管理方式及理念产生强烈的冲击。
一 电子档案取代纸质档案的必然性
电子档案不同于传统的纸质文献档案，其前身是电子文件。电子文件的本质是人们用肉眼无法直接看到和理解的比特流。比特流所承载的信息必须借助于计算机这个辅助工具才能准确、快速地存取、识别、阅读和理解。正是由于其与传统的纸质文献的这种差别使得计算机和由此产生的电子文件乃至电子档案在当今的时代扑面而来，也正是由于它的出现，才昭示着纸质文件末日的降临，其道理就象纸的出现使得人们不会再结绳记事、刻木为契一样。
一、从档案特点来看，电子档案是纸质档案的完全替代品
尽管关于档案的定义各说不一，但档案有两个根本的特点，那就是：1、可作为凭证的原始记录性；2、可供查考利用的知识信息性。电子档案因记载着真实的历史活动而勿用置疑地具有信息性，同时它还可因其原始记录性而用作凭证（后面章节将详述）。故电子档案除了其载体与纸质档案不一样外，它与纸质档案一样具有档案的这两个根本特点，因此从档案的特点这个角度来看，电子档案是纸质档案的一个完全替代品。
二、从形成和处理方式来看，电子档案的形成及其处理方式明显优于纸质档案
当今世界是信息的世界、网络的世界。信息获取和处理的速度往往反应了其本身在信息世界的竞争水平和竞争能力。在传统的纸本操作方式下，各单位、各部门之间流转着的大量信息全部是靠纸作为载体来进行传输……
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